Das kommende Jahr 2019 bringt eine bedeutende Systemumstellung in der Lohnverrechnung mit sich. Ab Jänner 2019 muss eine monatliche Beitragsgrundlagenmeldung durchgeführt werden. Dies bedeutet, dass fortan monatlich die individuellen Beitragsgrundlagen für sämtliche Arbeitnehmer gemeldet werden müssen.

Unverändert bleibt die Pflicht zur Übermittlung der Jahreslohnzettel am Ende des Kalenderjahres an das Finanzamt.

Neben diesen Änderungen, welche für Vorschreibebetriebe und „Selbstabrechner“ gelten, kommt es ab 1.1.2019 auch zu Umstellungen bei der Anmeldung bzw. Abmeldung von Beschäftigten. Vor Arbeitsantritt hat der Arbeitgeber folgende Informationen für die Anmeldung zur Pflichtversicherung bekanntzugeben:

• Arbeits- oder Angestelltenverhältnis,
• Beitragskontonummer,
• Name,
• Versicherungsnummer bzw. Geburtsdatum,
• Tag des Beschäftigungsbeginns,
• ob eine Voll- oder Teilversicherung vorliegt,
• wann die betriebliche Mitarbeitervorsorge beginnt.

Die für eine vollständige Anmeldung erforderlichen Daten sind mit der ersten monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung zu übermitteln. Diese muss bis zum 15. des Folgemonats vorgenommen werden.  Beginnt die Arbeit in der zweiten Monatshälfte, so verschiebt sich der Zeitpunkt auf den 15. des übernächsten Monats. Eine frühere Meldung ist zulässig. Die Beitragsgrundlagenmeldung für Jänner 2019 hat daher bis 15. Februar 2019 zu erfolgen.

Neben monatlichen Meldungen sind auch noch Änderungsmeldungen (z.B. beim Wechsel in die Abfertigung neu) und Stornierungen (der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung) möglich. Bitte beachten Sie, dass Arbeitgeber weiterhin die Pflicht haben, dem Krankenversicherungsträger jede für die Versicherung bedeutsame Änderung binnen sieben Tagen zu melden.

Beitragsgrundlagen die nicht oder nicht vollständig übermittelt, führen zu Sanktionen. Die Säumniszuschläge belaufen sich je nach Dauer der Verspätung auf zwischen € 5,00  und € 50,00 pro Dienstnehmer. Gedeckelt sind die Säumniszuschläge zukünftig mit dem Fünffachen der täglichen Höchstbeitragsgrundlage pro Kalendermonat (für das Jahr 2019 mit € 870). Darüber hinaus kann es zur Schätzung der monatlichen Beitragsgrundlage kommen. Es besteht allerdings ein Übergangszeitraum, sodass bis zum 31.8.2019 Meldeverstöße nicht sanktioniert werden. Für Verstöße in Zusammenhang mit der Anmeldung von Dienstnehmern gilt dieser Übergangszeitraum jedoch nicht!

Dies beträchtliche Systemumstellung erfordert eine Umrüstung unserer Abrechnungssoftware und umfassende Mitarbeiterschulung, die wir bereits durchgeführt haben. Somit sind wir für das Jahr 2019 optimal vorbereitet. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!